Hallö VA Samfällighetsförening

Styrelsemöte per telefon söndagen den 20 mars 2016 kl. 15.00

Närvarande:

Jan Olsson
Tomas Olsson
Ulrika Svensson
Ruben Björkman
Susanne Håkansson

§ 1 Mötets öppnande
Jan Olsson hälsade alla välkomna till dagens styrelsemöte som hölls per telefon.

§ 2 Föregående protokoll
Av de två fastighetsägare som själva meddelat att de rengjort sina pumpar så är det bara en som skickat in foto på pumpen. Kassören har skickat ut påminnelse till de nya fastigheter som inte har betalt in hela summan gällande medlemsavgiften.

§ 3 Teknisk rapport från Tomas
Tomas har inget att redovisa.

§ 4 Ekonomisk rapport från kassören
På kontot finns idag 50 991:04 kronor.
Det saknas fortfarande vattenavläsningsrapport från familjen Hamel och Mats Karlsson trots att påminnelser har skickats ut. På grund av att dessa inte redovisat sin avläsning så har kassören inte kunnat skicka ut några fakturor.

§ 5 Rapport från sommarvattenstyrelsen
I den gamla sommarvattenföreningen finns bara tre medlemmar kvar. Sigurd Björkman har varit i kontakt med den nya VA-chefen som lovat att läsa in sig på ärendet och ska sedan återkomma.
Jan Olsson skulle gärna se att sommarvattnet var i gång till påsk.

§ 6 Nya anslutningar och anmälningar till kommunen
Samtliga tre fastigheter som tillhör sommarvattenföreningen har meddelat att de inte kommer att ansluta sig under 2016.

§ 7 Övriga frågor
Soptömning i Matvik
Vid senaste årsmötet så fick styrelsen i uppdrag att skriva ett brev till kommunen för att be om mer frekventa tömningar av soptunnorna i Matvik. Ordföranden och sekreteraren får i uppdrag vid dagens sammanträde att skriva ett brev till kommunen.

Hallöfestivalen
Ordföranden informerar om att årets Hallöfestival kommer att gå av stapeln den 6 augusti.

Röjadag
Årets ”röjadag” är bestämd sedan tidigare till söndagen den 19 juni (söndagen innan midsommar). Styrelsen träffas hos ordföranden, gamla huset, kl. 09.00-11.00 för att ha sitt styrelsemöte. Därefter så röjer vi det som behövs på ön och dagen avslutas med grillning. Var och en tar med sig egen korv till grillningen.

HLR-utbildning
Det kommer att sättas upp en förteckning, vid hjärtstartaren, vilka som gick utbildningen som hölls i Matvik den 23/8 2014. Denna lista kommer även att kompletteras med andra medlemmar som har utbildning i HLR.

Nästa styrelsemöte blir den 19 juni 2016 kl. 09.00 hos ordföranden på Hallö, gamla huset.

Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar mötet.

Jan Olsson, Ordförande

Susanne Håkansson, Sekreterare

Hallö VA Samfällighetsförening

Styrelsemöte per telefon söndagen den 22.11.2015 kl. 15.00

Närvarande:

Jan Olsson
Tomas Olsson
Ruben Björkman
Ulrika Svensson
Susanne Håkansson

§ 1 Mötets öppnande
Jan Olsson hälsade alla välkomna till dagens styrelsemöte som hölls per telefon.

§ 2 Föregående protokoll
Föregående protokoll lades till handlingarna.

§ 3 Rapport av Tomas
Tomas rapporterade att han och Sune Martinsson hade rengjort 8 stycken pumpar. Dessa pumpar var av stort rengöringsbehov. Två fastighetsägare har meddelat att de själva har rengjort sina pumpar men de har inte skickat in något foto på detta ännu. Det innebär att till dags datum har 10 av de totalt 15 pumparna rengjorts. De fem återstående hör av sig till Tomas.

§ 4 Ekonomisk rapport
Ulrika redogjorde för föreningens ekonomi. De tre fastigheter som anslutit sig till det nya VA systemet har betalat till föreningen som i sin tur har betalt till Karlshamns kommun. Anslutningsavgiften är nu 127 856 kronor per fastighet, vilket är något högre än de tidigare anslutna. Karlshamns kommun motiverar med att det de glömde att fakturera ett administrationsbelopp tidigare, men kommer inte att efterfakturera.

När det gäller de tre nya fastigheterna så ska de betala 400 kronor till för innevarande år förutom de 100 kronor som de redan har betalt i medlemsavgift. Detta är ett tidigare beslut att man betalar full avgift från det året man går med i det nya VA-systemet.

I övrigt inga förändringar eller ökade kostnader.

§ 5 Förslag om att anta den gamla vattenföreningen i vår samfällighetsförening
Ruben redogjorde över läget. Sigurd som har i uppgift att jobba med ärendet, har varit i kontakt med VA-enheten men just nu finns det ingen ny VA-chef. Den nya Va-chefen tillträder den 1.2 2016. Susanne får i uppdrag att ringa Sigurd och ge honom namnet på VA-chefen som får ta tag i ärendet.

§ 6 Nya anslutningar och anmälan till kommunen
Inga nya fastigheter har meddelat att de är på gång att ansluta sig.

§ 7 Övriga frågor
Nästa styrelsemöte blir den 20 mars 2016 kl. 10.00 hos Jan Olsson på Hallö i det nya huset.

Ordförande, Jan Olsson

Sekreterare, Susanne Håkansson

Årsmöte Hallö VA Samfällighetsförening lördagen den 25 juli 2015 kl. 16.00

§1. Mötet öppnas

Mötet öppnas av Jan Olsson och som tackar Sterner med familj eftersom vi får vara på deras äng och ha årsmötet.

§2. Mötes behöriga utlysning
Mötet har utlysts på rätt sätt.

§3. Godkännande av dagordning
Dagordningen godkänns.

§4. Val av ordförande för mötet
Till ordförande för mötet väljs Jan Olsson.

§5. Val av sekreterare för mötet
Till sekreterare för mötet väljs Susanne Håkansson.

§6. Val av två justeringsmän tillika rösträknare
Till justeringsmän tillika rösträknare väljs Nils Jirsell och Mats Eriksson.

§7. Styrelsens verksamhetsberättelse
Verksamhetsberättelsen godkänns.

§8. Ekonomisk rapport från kassören
Den ekonomiska rapporten redovisas av kassören Ulrika Svensson.

§9. Revisorernas berättelse
Revisionsberättelsen läses upp av revisor Karin Bachstätter som finner att granskningen av Hallö VA Samfällighetsförening är i god ordning, kostnader och intäkter är styrkta. Årsmötet beslutar att godkänna revisionsberättelsen.

§10. Ansvarsfrihet för styrelsen
Styrelsen beviljas ansvarsfrihet för den tiden revisionen omfattar.

§11. Fastställande av årsavgift
Styrelsen föreslår en höjning av årsavgiften till 500 kr/fastighet för de medlemmar som är fullt anslutna. När det gäller medlemmar i den gamla vattenföreningen (sommarvattenföreningen) så föreslås här samma medlemsavgift som förra året d.v.s. 100 kr/fastighet.

Årsmötet beslutar att för de som är anslutna fullt ut ska medlemsavgiften höjas till 500 kr/fastighet och för de som inte är fullt anslutna så ska medlemsavgiften vara oförändrad d.v.s. 100 kr/fastighet.

§12. Val av ordförande, ledamöter och suppleanter
Omval av Jan Olsson till ordförande för 2 år. Omval av ledamot Susanne Håkansson på 2 år. Omval av suppleanterna Ruben Björkman och Lars Clementsson på respektive 1 år.

§13. Val av revisorer
Omval av revisorerna Karin Bachstätter och Sterner Nilsson på respektive 1 år.

§14 Val av valberedning
Omval av Mats Karlsson och Glenn Broberg till valberedningen på respektive 1 år.

§15. Inkomna motioner
Inga inkomna motioner.

§16. Teknisk rapport från tekniska gruppen
Tomas Olsson berättar att det inte har varit något haveri under det gångna året förutom ett strömavbrott men det berodde inte på vattenpumpen.
Vi har två fastigheter som inte har godkända installationer men de är väl medvetna om det och de har en plan för att åtgärda det. Fyra fastigheter har ännu inte fått sina installationer besiktigade men detta kommer att göras inom kort.

Vid förra årsmötet diskuterades det om man som fastighetsägare själv skulle äga sin vattenpump eller om föreningen skulle äga densamma. Frågan diskuterades då men bordlades till detta årsmöte.
Utredningsgruppen som har bestått av Tomas Olsson, Sterner Nilsson och Sune Martinsson har nu arbetat vidare med förslagen och Tomas redogör för dessa två förslag, se bilaga 1.
Arbetsgruppen föreslår förslag 1 med ett tillägg d.v.s.
– att respektive fastighetsägare måste öka sitt eget ansvar för pumparna. Vid misskötsel av pump så får fastighetsägaren själv stå för denna kostnad. Det måste även ske en årlig tillsyn av pumparna vilket medför att pumpen måste rensas en gång/år. Vill man ha hjälp med denna rensning så kan man ta kontakt med Tomas och Sune. Gör man rensningen själv så måste man ta ett foto som visar att man har gjort det.

Årsmötet beslutar om röstning om vilket förslag man tycker ska gälla och en medlem begär sluten omröstning. Lappar delas ut och respektive fastighet har en röst. Rösträknarna Nils Jirsell och Mats Eriksson räknar rösterna och delger oss resultatet. Av 12 stycken röstberättigade så var alla 12 för förslag 1, vilket årsmötet därför beslutar ska gälla.

§17 Fastställande av arvode till kassören
Årsmötet beslutar att höja det årliga arvodet till kassören till 1200 kronor.

§18. Förslag till att tömma och underhålla sin pump en gång/år
Se § 16.

§19. Övriga frågor
Gamla sommarvattenföreningen
Den gamla sommarvattenföreningen har tidigare idag haft sitt årsmöte och  kom då fram till att de bara är tre stycken fastighetsägare kvar i denna förening. Under deras årsmöte så beslutades det att man skulle tillfråga vår vattenförening om man kunde få koppla in sitt sommarvatten till vår förening. Förutsättningen för detta är att kommunen och Länsstyrelsen går med på det.
Om så blir fallet så måste fastighetsägarna till den gamla sommarvattenföreningen införskaffa en vattenmätare till respektive fastighet och denna inkoppling måste vara godkänd. Styrelsen har diskuterat denna fråga och ställer sig positiv till det.
Årsmötet beslutar att ställa sig bakom styrelsens förslag om att ”släppa” in den gamla vattenföreningen i vår förening om det visar sig att man får klartecken från kommunen och Länsstyrelsen.

Soptömning i Matvik
Frågan om soptömningen i Matvik kommer upp och diskuteras. Alla är överens om att det ofta är fullt i soptunnorna i Matvik. Årsmötet ger styrelsen i uppdrag att skriva ett brev till kommunen där man ber om mer frekventa tömningar under sommarmånaderna.

Hallöfestivalen
Gustaf Olsson berättar kortfattat om Hallöfestivalen som ägde rum den 18/7. Arrangörerna hoppas att man även nästa år ska kunna anordna en Hallöfestival. Eftersom det är en hel del arbete bakom en sådan här festival så ber Gustaf om lite hjälp. De som är intresserade av att hjälpa till nästa år har möjlighet att skriva upp sig på en lista som Gustaf lämnar till ordföranden.

Grind
Mats Karlsson informerar om att han kommer att sätta upp grindar på sin tomt. Dessa är till för att hans hundar ska hålla sig på tomten. Hundarna är snälla och är man ute och går så är det bara att öppna grindarna och gå igenom tomten – men stäng gärna grinden igen.

 

§ 20 Avslutning
Till sist så tackar Jan Olsson för visat intresse och alla är välkomna att ta del av förtäringen.

 

Jan Olsson                                                                 Susanne Håkansson

Ordförande                                                                 Sekreterare

 

Nils Jirsell                                                                   Mats Eriksson

Justeringsman                                                           Justeringsman

Konstituerande styrelsemöte

Närvarande: Jan Olsson, Tomas Olsson, Ulrika Svensson, Susanne Håkansson

 

§ 1. Mötesordförande Jan Olsson öppnade mötet och hälsade de närvarande välkomna.

§ 2. Till kassör valdes Ulrika Svensson och till sekreterare valdes Susanne Håkansson.

§ 3. Till firmatecknare valdes Jan Olsson och Ulrika Svensson, var för sig. Fullmakt för ordförande Jan Olsson och kassör Ulrika Svensson, att var för sig teckna föreningen avseende bank- och postgirokonton samt övriga erforderliga ekonomiska transaktioner.

§ 4. Vi planerade att ha våra kommande styrelsemöten den 22 november 2015 mellan kl.
10-12 hemma hos Susanne, 20 mars 2016 mellan kl. 10-12, 19 juni mellan kl 9-11 och efter detta styrelsemöte så kommer vi att ha vår årliga ”röjadag”. Det sista styrelsemötet för detta verksamhetsår blir den 30 juli mellan kl. 14-16.

 

Vid protokollet                                      Justeras

Susanne Håkansson                            Jan Olsson
Sekreterare                                          Ordförande

Förmöte med styrelsen och revisorer lördagen den 25 juli 2015 kl 14.00 hos Tomas Olsson på Hallö.

Närvarande: Jan Olsson
Tomas Olsson
Ruben Björkman
Ulrika Svensson
Karin Bachstätter
Sterner Nilsson
Susanne Håkansson

§ 1 Mötets öppnande
Jan Olsson hälsar alla välkomna till dagens förberedande möte inför årsmötet senare idag.

§ 2 Föregående protokoll
Vi går igenom föregående protokoll. Tomas redogör för de två förslag som ligger till grund för om föreningen eller respektive fastighetsägare ska äga sin pump. Som det är idag så äger fastighetsägarna själva sina pumpar. Beslut ska tas på årsmötet senare idag. När det gäller medlemsavgiften så kommer styrelsen att föreslå följande:
– ska föreningen äga pumpen så kommer det att föreslås en höjning av avgiften till 500 kronor/fastighet.
– ska fastighetsägarna själva äga pumpen så kommer det att föreslås en höjning av avgiften till 300 kronor/fastighet.
– för de som inte är anslutna fullt ut kommer det att förslås en oförändrad avgift d.v.s. 100 kronor/fastighet.

§ 3 Rapport av Tomas
Tomas har inget speciellt att rapportera. Allt har flutit på bra under vintern. Det inträffade ett strömavbrott under midsommarhelgen men det hade inte med pumparna att göra. Tomas kommer att införskaffa en skopa som man kan ta bort fett med. Tomas tillsammans med Sune kommer att erbjuda sig att hjälpa till med denna rengöring.

§ 4 Ekonomisk rapport
Ulrika redogör för föreningens ekonomi. Kostnaderna under året har dels varit inköp av en hjärtstartare samt fakturor från bland annat Ahlsell. Föreningen gör avskrivning med 4 000 kronor/år för den gemensamt inköpta pumpen.

§ 5 Förslag om att antaga den gamla vattenföreningen i vår samfällighetsförening
Jan drar bakgrunden till varför den gamla vattenföreningen vill gå in i vår förening.
Förslaget är att de tre fastighetsägare som ingår i sommarvattenföreningen ska koppla in sig till vår vintervattenförening. Styrelsen kommer att ställa sig positiv till denna övergång på ett villkor att kommunen och Länsstyrelsen ger klartecken till övergången. Om den gamla föreningen kommer att gå över så måste de installera en vattenmätare till respektive fastighet.

§ 6 Diskussion om försäkring på pumpen
Jan berättar att vi har fått en offert på försäkring men styrelsen beslutar att bordlägga denna fråga till nästa styrelsemöte. Detta med anledning av att vi inte i dagsläget vet vilket beslut som fattas om ägandefrågan om pumpen vid årsmötet senare idag.

§ 7 Diskussion om huruvida respektive fastighetsägare eller föreningen ska äga pumparna.
Se § 2.

§ 8 Diskussion med revisorerna inför årsmötet
Revisorerna har inget att tillägga utan allt är i sin ordning.

§ 9 Nya anslutningar och anmäla till kommunen
De nya fastigheterna som anslutit sig till vårt vatten är Hunhammar (1:17), Serre (1:43) och Gungård (1:42) och de är anmälda till kommunen.

§ 10 Övriga frågor
Nästa års ”röjadag” bestäms till söndagen den 19 juni (söndagen innan midsommar) och nästa års årsmöte blir som alltid vecka 30 och det infaller de 30 juli 2016.

Jan avslutar mötet med att tacka för visat intresse och vi tackar Tomas för gott fika.

Ordförande, Jan Olsson

Sekreterare, Susanne Håkansson

Hallö Va Samfällighetsförening

Möte den 27 juni, 2015 klockan 10.00

Närvarande: Jan Olsson, Tomas Olsson, Sigurd Björkman, Ruben Björkman, Ulrika Svensson, Lars Clementsson och Susanne Håkansson.

§ 1 Mötets öppnande

Jan Olsson hälsade alla välkomna till dagens styrelsemöte som hölls i Jans ”gamla” hus på Hallö.

§ 2 Föregående protokoll

Gicks igenom. Det kommer att sättas upp en lista, vid hjärtstartaren (som är placerad vid Jans ”gamla” hus), med vilka som gick utbildningen (och som tillhör föreningen) i HLR som Matviks Bryggförening anordnade sommaren 2014.

Röjadagen den 13 juni genomfördes som planerat.

Ulrika och Jan återkommer med information om det finns någon form av försäkring på vår gemensamma anläggning vid nästa möte.

§ 3 Teknisk rapport Tomas

Tomas berättar att allt har fungerat bra under vintern. Tomas undersöker om föreningen kan få tag på en ”skopa” som kan suga upp fettet i våra pumpar. Eventuellt så har Lars C en sådan. Om vi får tag i en sådan här skopa så ska Tomas gå runt till respektive fastighetsägare som i sin tur ska få rensa sin egen pump. Detta ska sedan göras varje år av fastighetsägaren själv. Detta förslag kommer styrelsen att lägga fram vid kommande årsmöte i juli månad.

Det har diskuterats om man som fastighetsägare själv ska äga sin vattenpump eller om föreningen ska äga densamma. Styrelsen tillsatte en utredningsgrupp som skulle väga för- och nackdelar mot varandra. Gruppen lämnade sitt förslag vi förra årsmötet om att pumparna skulle ägas av respektive användare men fick i uppdrag att titta lite till på detta. Styrelsen önskar nu få mera fakta redovisat i ärendet vid förmötet, så att beslut kan tas vid kommande årsmöte.

Styrelsen kommer att föreslå en höjning av kommande årsavgift till 500 kronor om föreningen ska äga pumpen. I annat fall en liten höjning till 300 kronor i årsavgift för fullvärdiga medlemmar och 100 kronor för ej fullvärdiga medlemmar.

§ 4 Ekonomisk rapport

Föreningen har 58 243:80 kronor på kontot och under året har vi gjort en förlust på 28 377 kronor.

Förlusten beror bland annat på att föreningen köpt in en hjärtstartare, kostnad för förtäring vid föregående årsmöte samt diverse fakturor från Ahlsells.

 § 5 Fråga från sommarvattenföreningen om att samköra ekonomin (mot ersättning)

Sigurd Björkman redogör för sitt ärende som går ut på att sommarvattenföreningen vill ha hjälp med att sköta föreningens ekonomi, mot ersättning. Det är bara tre medlemmar kvar i denna förening och därför har de svårt att fördela styrelseuppdragen i föreningen. Det finns lite oklarheter men vi är villiga att hjälpa till. Sommarvattenföreningen får i uppdrag att titta över deras stadgar men även de oklarheter som finns. Efter detta kommer vår styrelse att titta på detta igen.

§ 6 Nya anslutningar och anmälan till kommunen

Föreningen har under året fått tre nya fullvärdiga medlemmar. Det är fastigheterna 1:17, 1:42 och 1:43.

Det är en ny anslutningspunkt utanför 1:43 på stamledningen.

Jan pratar med fastighetsägaren till fastigheten 1:19 om att man inte får ha två vattenanslutningar till en och samma fastighet.

Vid styrelsemötet den 1 juni 2013 beslutades det att:

– Till den som utför nya anslutningar ska det utgå ett arvode/ersättning med 500 kronor. Denna anslutningsavgift ska den som ansluter sig betala till den som har förtroende från samfälligheten att utföra detta arbete.

§ 7 Planering inför årsmötet

Årsmötet kommer att hållas lördagen den 25 juli klockan 16.00 på Sterners äng. Jan pratar med Sterner om detta. Susanne gör kallelse och dagordning. Jan skriver verksamhetsberättelse. Susanne anslår kallelse och dagordning på Jans sjöbod och på hemsidan. Mail kommer även att skickas ut till de som har uppgett mailadresser. Brev kommer att skickas till de som har begärt detta.

Enligt beslut vid förra årsmötet så fixar familjerna Nilsson och Bachstätter förtäringen även detta år.

Till sitt förfogande så har de ett maxbelopp på 3 000 kronor. Dryck får var och en ta med sig själva.

Susanne fixar tipsrunda men vill gärna ha in priser. Anders och Ulrika fixar någon lek.

Vi kommer även att ha förmöte samma dag och detta blir klockan 14.00 hemma hos Tomas.

§ 8 Övriga frågor

Jan avslutar mötet och vi andra tackar för gott kaffe och goda kakor. Vi tackar även Tomas för goda bullar.

Ordförande Jan Olsson

Sekreterare Susanne Håkansson