Hallö VA Samfällighetsförening

Styrelsemöte söndagen den 19 juni 2016 kl. 09.00

Närvarande: Jan Olsson, Tomas Olsson, Ulrika Svensson, Ruben Björkman, Susanne Håkansson

§ 1 Mötets öppnande

Ordföranden Jan Olsson hälsar alla välkomna till dagens styrelsemöte som hålls på Hallö i Jans ”gamla” hus.

§ 2 Föregående protokoll
Läses igenom.
Styrelsen konstaterar att det måste till en skärpning från fastighetsägarna vad gäller inbetalningar av medlemsavgiften och vattenförbrukningsavgiften.

Det är viktigt att de som byter eller får ny mailadress meddelar denna till kassören och sekreteraren i föreningen.

§ 3 Teknisk rapport från Tomas
Tomas meddelar att han under dagen kommer att gå runt och läsa av mätarna och även titta över hur länge (hur många timmar) respektive pump har gått, se bilaga 1.
Pumparna bör ses över vartannat år. En påminnelse till samtliga fastighetsägare är att de måste se upp med fettet i pumpen! Torka gärna upp överblivet fett med hushållspapper och släng det bland soporna. Fett är det största hotet mot pumpen.

§ 4 Ekonomisk rapport från kassören
På kontot finns idag ca 65 000 kronor.
Kassören har fått lägga mycket onödig tid på att ”jaga” de fastighetsägare som inte har betalt sina avgifter. I dagsläget så har inte Lars Clementsson betalt sin vattenavgift och familjen Gungård har inte betalt in full medlemsavgift. För att vi så få behålla vår kassör så måste det skötas med att alla avgifter betalas in i tid.

§ 5 Rapport från sommarvattenstyrelsen
I den gamla sommarvattenföreningen finns bara tre medlemmar kvar. Ruben har varit i kontakt med Sigurd Björkman som har bokat ett möte med VA-chefen/Christer Martinsson den 22 juni. Det har tagits prover på vattnet ute i skärgården och därför läggs detta möte nu i efterhand för att proverna ska presenteras. Ruben lovar att återkomma i ärendet när han vet mera. Ambitionen är att slå samman den ”gamla vattenföreningen” med den nya.

§ 6 Nya anslutningar och anmälningar till kommunen
Det är inga nya anslutningar på gång under året.

§ 7 Övriga frågor
Soptömning i Matvik
Vid senaste årsmötet så fick styrelsen i uppdrag att skriva ett brev till kommunen för att be om mer frekventa tömningar av soptunnorna i Matvik. Ordföranden och sekreteraren har nu skrivit denna skrivelse och skickat in till Väst Blekinge Miljö AB. Ordförande har fått svar från chefen på Väst Blekinge Miljö AB som har lovat att det ska sätta ut extra sopkärl/containrar vid storhelger så som midsommar.

Röjadagen
Är bestämd att äga rum idag, efter styrelsemötet. Beroende på hur många som dyker upp så kommer styrelsen att ta upp denna fråga på kommande årsmöte i juli.

Hallöfestivalen
Årets Hallöfestival kommer att gå av stapeln den 6 augusti. Ruben framför en önskan om att man låter bli att fyra av raketer vid årets festival eftersom hundarna blir rädda. Jan berättar att Anemon kommer att trafikera sträckan Hallö – Matvik för att köra ut och hem besökande till festivalen.

Planering inför årsmötet den 30 juli 2016
Nästa styrelsemöte blir ett förmöte den 30 juli kl. 14.00 hos Susanne. Här kommer även revisorerna att bjudas in. Årsmötet kommer sedan att hållas samma dag kl. 16.00 på Sterners äng. Jan tillfrågar Sterner om det är okej att vi är på ängen även i år.

Förtäringen efter årsmötet har familjen Sterner Nilsson och Peter Bachstätter lovat att stå för. Eftermiddagen avslutas sedan med lekar som Ulrika och Anders Svensson har lovat att hålla i.

Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar mötet.

 

Jan Olsson, Ordförande
Susanne Håkansson, Sekreterare

 

Styrelsemöte per telefon söndagen den 20 mars 2016 kl. 15.00

Närvarande:

Jan Olsson
Tomas Olsson
Ulrika Svensson
Ruben Björkman
Susanne Håkansson

§ 1 Mötets öppnande
Jan Olsson hälsade alla välkomna till dagens styrelsemöte som hölls per telefon.

§ 2 Föregående protokoll
Av de två fastighetsägare som själva meddelat att de rengjort sina pumpar så är det bara en som skickat in foto på pumpen. Kassören har skickat ut påminnelse till de nya fastigheter som inte har betalt in hela summan gällande medlemsavgiften.

§ 3 Teknisk rapport från Tomas
Tomas har inget att redovisa.

§ 4 Ekonomisk rapport från kassören
På kontot finns idag 50 991:04 kronor.
Det saknas fortfarande vattenavläsningsrapport från familjen Hamel och Mats Karlsson trots att påminnelser har skickats ut. På grund av att dessa inte redovisat sin avläsning så har kassören inte kunnat skicka ut några fakturor.

§ 5 Rapport från sommarvattenstyrelsen
I den gamla sommarvattenföreningen finns bara tre medlemmar kvar. Sigurd Björkman har varit i kontakt med den nya VA-chefen som lovat att läsa in sig på ärendet och ska sedan återkomma.
Jan Olsson skulle gärna se att sommarvattnet var i gång till påsk.

§ 6 Nya anslutningar och anmälningar till kommunen
Samtliga tre fastigheter som tillhör sommarvattenföreningen har meddelat att de inte kommer att ansluta sig under 2016.

§ 7 Övriga frågor
Soptömning i Matvik
Vid senaste årsmötet så fick styrelsen i uppdrag att skriva ett brev till kommunen för att be om mer frekventa tömningar av soptunnorna i Matvik. Ordföranden och sekreteraren får i uppdrag vid dagens sammanträde att skriva ett brev till kommunen.

Hallöfestivalen
Ordföranden informerar om att årets Hallöfestival kommer att gå av stapeln den 6 augusti.

Röjadag
Årets ”röjadag” är bestämd sedan tidigare till söndagen den 19 juni (söndagen innan midsommar). Styrelsen träffas hos ordföranden, gamla huset, kl. 09.00-11.00 för att ha sitt styrelsemöte. Därefter så röjer vi det som behövs på ön och dagen avslutas med grillning. Var och en tar med sig egen korv till grillningen.

HLR-utbildning
Det kommer att sättas upp en förteckning, vid hjärtstartaren, vilka som gick utbildningen som hölls i Matvik den 23/8 2014. Denna lista kommer även att kompletteras med andra medlemmar som har utbildning i HLR.

Nästa styrelsemöte blir den 19 juni 2016 kl. 09.00 hos ordföranden på Hallö, gamla huset.

Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar mötet.

Jan Olsson, Ordförande

Susanne Håkansson, Sekreterare

Hallö VA Samfällighetsförening

Styrelsemöte per telefon söndagen den 22.11.2015 kl. 15.00

Närvarande:

Jan Olsson
Tomas Olsson
Ruben Björkman
Ulrika Svensson
Susanne Håkansson

§ 1 Mötets öppnande
Jan Olsson hälsade alla välkomna till dagens styrelsemöte som hölls per telefon.

§ 2 Föregående protokoll
Föregående protokoll lades till handlingarna.

§ 3 Rapport av Tomas
Tomas rapporterade att han och Sune Martinsson hade rengjort 8 stycken pumpar. Dessa pumpar var av stort rengöringsbehov. Två fastighetsägare har meddelat att de själva har rengjort sina pumpar men de har inte skickat in något foto på detta ännu. Det innebär att till dags datum har 10 av de totalt 15 pumparna rengjorts. De fem återstående hör av sig till Tomas.

§ 4 Ekonomisk rapport
Ulrika redogjorde för föreningens ekonomi. De tre fastigheter som anslutit sig till det nya VA systemet har betalat till föreningen som i sin tur har betalt till Karlshamns kommun. Anslutningsavgiften är nu 127 856 kronor per fastighet, vilket är något högre än de tidigare anslutna. Karlshamns kommun motiverar med att det de glömde att fakturera ett administrationsbelopp tidigare, men kommer inte att efterfakturera.

När det gäller de tre nya fastigheterna så ska de betala 400 kronor till för innevarande år förutom de 100 kronor som de redan har betalt i medlemsavgift. Detta är ett tidigare beslut att man betalar full avgift från det året man går med i det nya VA-systemet.

I övrigt inga förändringar eller ökade kostnader.

§ 5 Förslag om att anta den gamla vattenföreningen i vår samfällighetsförening
Ruben redogjorde över läget. Sigurd som har i uppgift att jobba med ärendet, har varit i kontakt med VA-enheten men just nu finns det ingen ny VA-chef. Den nya Va-chefen tillträder den 1.2 2016. Susanne får i uppdrag att ringa Sigurd och ge honom namnet på VA-chefen som får ta tag i ärendet.

§ 6 Nya anslutningar och anmälan till kommunen
Inga nya fastigheter har meddelat att de är på gång att ansluta sig.

§ 7 Övriga frågor
Nästa styrelsemöte blir den 20 mars 2016 kl. 10.00 hos Jan Olsson på Hallö i det nya huset.

Ordförande, Jan Olsson

Sekreterare, Susanne Håkansson

Årsmöte Hallö VA Samfällighetsförening lördagen den 25 juli 2015 kl. 16.00

§1. Mötet öppnas

Mötet öppnas av Jan Olsson och som tackar Sterner med familj eftersom vi får vara på deras äng och ha årsmötet.

§2. Mötes behöriga utlysning
Mötet har utlysts på rätt sätt.

§3. Godkännande av dagordning
Dagordningen godkänns.

§4. Val av ordförande för mötet
Till ordförande för mötet väljs Jan Olsson.

§5. Val av sekreterare för mötet
Till sekreterare för mötet väljs Susanne Håkansson.

§6. Val av två justeringsmän tillika rösträknare
Till justeringsmän tillika rösträknare väljs Nils Jirsell och Mats Eriksson.

§7. Styrelsens verksamhetsberättelse
Verksamhetsberättelsen godkänns.

§8. Ekonomisk rapport från kassören
Den ekonomiska rapporten redovisas av kassören Ulrika Svensson.

§9. Revisorernas berättelse
Revisionsberättelsen läses upp av revisor Karin Bachstätter som finner att granskningen av Hallö VA Samfällighetsförening är i god ordning, kostnader och intäkter är styrkta. Årsmötet beslutar att godkänna revisionsberättelsen.

§10. Ansvarsfrihet för styrelsen
Styrelsen beviljas ansvarsfrihet för den tiden revisionen omfattar.

§11. Fastställande av årsavgift
Styrelsen föreslår en höjning av årsavgiften till 500 kr/fastighet för de medlemmar som är fullt anslutna. När det gäller medlemmar i den gamla vattenföreningen (sommarvattenföreningen) så föreslås här samma medlemsavgift som förra året d.v.s. 100 kr/fastighet.

Årsmötet beslutar att för de som är anslutna fullt ut ska medlemsavgiften höjas till 500 kr/fastighet och för de som inte är fullt anslutna så ska medlemsavgiften vara oförändrad d.v.s. 100 kr/fastighet.

§12. Val av ordförande, ledamöter och suppleanter
Omval av Jan Olsson till ordförande för 2 år. Omval av ledamot Susanne Håkansson på 2 år. Omval av suppleanterna Ruben Björkman och Lars Clementsson på respektive 1 år.

§13. Val av revisorer
Omval av revisorerna Karin Bachstätter och Sterner Nilsson på respektive 1 år.

§14 Val av valberedning
Omval av Mats Karlsson och Glenn Broberg till valberedningen på respektive 1 år.

§15. Inkomna motioner
Inga inkomna motioner.

§16. Teknisk rapport från tekniska gruppen
Tomas Olsson berättar att det inte har varit något haveri under det gångna året förutom ett strömavbrott men det berodde inte på vattenpumpen.
Vi har två fastigheter som inte har godkända installationer men de är väl medvetna om det och de har en plan för att åtgärda det. Fyra fastigheter har ännu inte fått sina installationer besiktigade men detta kommer att göras inom kort.

Vid förra årsmötet diskuterades det om man som fastighetsägare själv skulle äga sin vattenpump eller om föreningen skulle äga densamma. Frågan diskuterades då men bordlades till detta årsmöte.
Utredningsgruppen som har bestått av Tomas Olsson, Sterner Nilsson och Sune Martinsson har nu arbetat vidare med förslagen och Tomas redogör för dessa två förslag, se bilaga 1.
Arbetsgruppen föreslår förslag 1 med ett tillägg d.v.s.
– att respektive fastighetsägare måste öka sitt eget ansvar för pumparna. Vid misskötsel av pump så får fastighetsägaren själv stå för denna kostnad. Det måste även ske en årlig tillsyn av pumparna vilket medför att pumpen måste rensas en gång/år. Vill man ha hjälp med denna rensning så kan man ta kontakt med Tomas och Sune. Gör man rensningen själv så måste man ta ett foto som visar att man har gjort det.

Årsmötet beslutar om röstning om vilket förslag man tycker ska gälla och en medlem begär sluten omröstning. Lappar delas ut och respektive fastighet har en röst. Rösträknarna Nils Jirsell och Mats Eriksson räknar rösterna och delger oss resultatet. Av 12 stycken röstberättigade så var alla 12 för förslag 1, vilket årsmötet därför beslutar ska gälla.

§17 Fastställande av arvode till kassören
Årsmötet beslutar att höja det årliga arvodet till kassören till 1200 kronor.

§18. Förslag till att tömma och underhålla sin pump en gång/år
Se § 16.

§19. Övriga frågor
Gamla sommarvattenföreningen
Den gamla sommarvattenföreningen har tidigare idag haft sitt årsmöte och  kom då fram till att de bara är tre stycken fastighetsägare kvar i denna förening. Under deras årsmöte så beslutades det att man skulle tillfråga vår vattenförening om man kunde få koppla in sitt sommarvatten till vår förening. Förutsättningen för detta är att kommunen och Länsstyrelsen går med på det.
Om så blir fallet så måste fastighetsägarna till den gamla sommarvattenföreningen införskaffa en vattenmätare till respektive fastighet och denna inkoppling måste vara godkänd. Styrelsen har diskuterat denna fråga och ställer sig positiv till det.
Årsmötet beslutar att ställa sig bakom styrelsens förslag om att ”släppa” in den gamla vattenföreningen i vår förening om det visar sig att man får klartecken från kommunen och Länsstyrelsen.

Soptömning i Matvik
Frågan om soptömningen i Matvik kommer upp och diskuteras. Alla är överens om att det ofta är fullt i soptunnorna i Matvik. Årsmötet ger styrelsen i uppdrag att skriva ett brev till kommunen där man ber om mer frekventa tömningar under sommarmånaderna.

Hallöfestivalen
Gustaf Olsson berättar kortfattat om Hallöfestivalen som ägde rum den 18/7. Arrangörerna hoppas att man även nästa år ska kunna anordna en Hallöfestival. Eftersom det är en hel del arbete bakom en sådan här festival så ber Gustaf om lite hjälp. De som är intresserade av att hjälpa till nästa år har möjlighet att skriva upp sig på en lista som Gustaf lämnar till ordföranden.

Grind
Mats Karlsson informerar om att han kommer att sätta upp grindar på sin tomt. Dessa är till för att hans hundar ska hålla sig på tomten. Hundarna är snälla och är man ute och går så är det bara att öppna grindarna och gå igenom tomten – men stäng gärna grinden igen.

 

§ 20 Avslutning
Till sist så tackar Jan Olsson för visat intresse och alla är välkomna att ta del av förtäringen.

 

Jan Olsson                                                                 Susanne Håkansson

Ordförande                                                                 Sekreterare

 

Nils Jirsell                                                                   Mats Eriksson

Justeringsman                                                           Justeringsman

Konstituerande styrelsemöte

Närvarande: Jan Olsson, Tomas Olsson, Ulrika Svensson, Susanne Håkansson

 

§ 1. Mötesordförande Jan Olsson öppnade mötet och hälsade de närvarande välkomna.

§ 2. Till kassör valdes Ulrika Svensson och till sekreterare valdes Susanne Håkansson.

§ 3. Till firmatecknare valdes Jan Olsson och Ulrika Svensson, var för sig. Fullmakt för ordförande Jan Olsson och kassör Ulrika Svensson, att var för sig teckna föreningen avseende bank- och postgirokonton samt övriga erforderliga ekonomiska transaktioner.

§ 4. Vi planerade att ha våra kommande styrelsemöten den 22 november 2015 mellan kl.
10-12 hemma hos Susanne, 20 mars 2016 mellan kl. 10-12, 19 juni mellan kl 9-11 och efter detta styrelsemöte så kommer vi att ha vår årliga ”röjadag”. Det sista styrelsemötet för detta verksamhetsår blir den 30 juli mellan kl. 14-16.

 

Vid protokollet                                      Justeras

Susanne Håkansson                            Jan Olsson
Sekreterare                                          Ordförande

Förmöte med styrelsen och revisorer lördagen den 25 juli 2015 kl 14.00 hos Tomas Olsson på Hallö.

Närvarande: Jan Olsson
Tomas Olsson
Ruben Björkman
Ulrika Svensson
Karin Bachstätter
Sterner Nilsson
Susanne Håkansson

§ 1 Mötets öppnande
Jan Olsson hälsar alla välkomna till dagens förberedande möte inför årsmötet senare idag.

§ 2 Föregående protokoll
Vi går igenom föregående protokoll. Tomas redogör för de två förslag som ligger till grund för om föreningen eller respektive fastighetsägare ska äga sin pump. Som det är idag så äger fastighetsägarna själva sina pumpar. Beslut ska tas på årsmötet senare idag. När det gäller medlemsavgiften så kommer styrelsen att föreslå följande:
– ska föreningen äga pumpen så kommer det att föreslås en höjning av avgiften till 500 kronor/fastighet.
– ska fastighetsägarna själva äga pumpen så kommer det att föreslås en höjning av avgiften till 300 kronor/fastighet.
– för de som inte är anslutna fullt ut kommer det att förslås en oförändrad avgift d.v.s. 100 kronor/fastighet.

§ 3 Rapport av Tomas
Tomas har inget speciellt att rapportera. Allt har flutit på bra under vintern. Det inträffade ett strömavbrott under midsommarhelgen men det hade inte med pumparna att göra. Tomas kommer att införskaffa en skopa som man kan ta bort fett med. Tomas tillsammans med Sune kommer att erbjuda sig att hjälpa till med denna rengöring.

§ 4 Ekonomisk rapport
Ulrika redogör för föreningens ekonomi. Kostnaderna under året har dels varit inköp av en hjärtstartare samt fakturor från bland annat Ahlsell. Föreningen gör avskrivning med 4 000 kronor/år för den gemensamt inköpta pumpen.

§ 5 Förslag om att antaga den gamla vattenföreningen i vår samfällighetsförening
Jan drar bakgrunden till varför den gamla vattenföreningen vill gå in i vår förening.
Förslaget är att de tre fastighetsägare som ingår i sommarvattenföreningen ska koppla in sig till vår vintervattenförening. Styrelsen kommer att ställa sig positiv till denna övergång på ett villkor att kommunen och Länsstyrelsen ger klartecken till övergången. Om den gamla föreningen kommer att gå över så måste de installera en vattenmätare till respektive fastighet.

§ 6 Diskussion om försäkring på pumpen
Jan berättar att vi har fått en offert på försäkring men styrelsen beslutar att bordlägga denna fråga till nästa styrelsemöte. Detta med anledning av att vi inte i dagsläget vet vilket beslut som fattas om ägandefrågan om pumpen vid årsmötet senare idag.

§ 7 Diskussion om huruvida respektive fastighetsägare eller föreningen ska äga pumparna.
Se § 2.

§ 8 Diskussion med revisorerna inför årsmötet
Revisorerna har inget att tillägga utan allt är i sin ordning.

§ 9 Nya anslutningar och anmäla till kommunen
De nya fastigheterna som anslutit sig till vårt vatten är Hunhammar (1:17), Serre (1:43) och Gungård (1:42) och de är anmälda till kommunen.

§ 10 Övriga frågor
Nästa års ”röjadag” bestäms till söndagen den 19 juni (söndagen innan midsommar) och nästa års årsmöte blir som alltid vecka 30 och det infaller de 30 juli 2016.

Jan avslutar mötet med att tacka för visat intresse och vi tackar Tomas för gott fika.

Ordförande, Jan Olsson

Sekreterare, Susanne Håkansson