Hallö VA Samfällighetsförening

Hallö VA Samfällighetsförening

Styrelsemöte den 1 maj 2017 kl. 09.00

Närvarande:   Jan Olsson, Tomas Olsson, Ulrika Svensson, Susanne Håkansson

1 Mötets öppnande

Ordföranden hälsar de närvarande välkomna till dagens styrelsemöte som hålls i Jans gamla hus på Hallö.

2 Föregående protokoll

Sekreteraren går igenom föregående protokoll men det finns inget speciellt att rapportera.

3 Teknisk rapport – Tomas

Orsaken till problemet med Sterners pump är nu hittad och åtgärdad. Troligtvis rörde det sig om en stor sten som låg över ledningen/pumpen.
Under vintern har en vattenmätare frusit sönder och det är den på Kalvaholmen.

4 Ekonomisk rapport – Ulrika

I stort sett oförändrad sedan föregående styrelsemöte. Ekonomen kommer nu att skicka ut fakturorna för vattenförbrukningen.

5 Diskussion angående vattenläcka på Kalvaholmen och ”skolan”

Höstens läcka i ”skolan” är utredd och åtgärdad. Kalvaholmen har kopplat på vatten utan att ha en godkänd anläggning av föreningen. Styrelsen förväntar sig att anläggningen iordningsställs enligt gällande årsmötesbeslut och att anläggningen inom två månader godkänns av föreningen. Jan, Tomas och Susanne ska efter dagens styrelsemöte åka ut till fastigheten 1:14 på Kalvaholmen för att prata med berörda fastighetsägare om ovanstående problem.

6 Rapport från ”sommarvattenstyrelsen” 

Jan kommer att ansluta/koppla in sig under 2017. Familjen Björkman kommer att koppla in sig under 2018 och Marie Conrads har inte beslutat sig för när och om anslutning kommer att ske.

7 Nya anslutningar och anmälan till kommunen
Ingen i dagsläget.

8 Övriga frågor
Hallöfestivalen går av stapeln den 5 augusti.
I övrigt så blir det som vanligt förmöte och årsmöte lördagen den 29 juli 2017 och familjen Lägnert är ansvariga för förtäringen i år.

Ordföranden tackar för visat intresse och vi andra tackar för gott kaffe och underbart god rabarberkaka.

Justerat:

Jan Olsson, Ordförande                                                                                                     Susanne Håkansson, Sekreterare

Styrelsemöte söndagen den 29 januari 2017 kl. 15.00

Närvarande: Jan Olsson, Tomas Olsson, Ulrika Svensson, Ruben Björkman, Susanne Håkansson

§ 1 Mötets öppnande
Ordföranden Jan Olsson hälsar alla välkomna till dagens styrelsemöte som sker via telefon.

§ 2 Föregående protokoll
Inget att rapportera.

§ 3 Teknisk rapport från Tomas
En läcka har uppstått vid fastigheten Hallö 1:17 annars inget att rapportera.

§ 4 Ekonomisk rapport från kassören
På kontot finns idag ca 45 128 kronor men då ligger här en faktura från Karlshamns Energi som ska betalas.
Kassören har fått in alla avläsningar förutom från fastigheten Hallö 1:14. Tomas tar kontakt med Lars C för att få in dessa uppgifter.

§ 5 Rapport från sommarvattenstyrelsen
Den gamla styrelsen har haft styrelsemöte idag. Av de tre fastigheter som är kvar i sommarvattenföreningen så är det två som kommer att ha sommarvatten även 2017 och en som eventuellt kommer att ansluta sig till vår förening under 2017.

§ 6 Nya anslutningar och anmälningar till kommunen
Eventuellt så kommer fastigheten Hallö 1:18 att ansluta sig till Hallö VA samfällighetsförening i år.

§ 7 Övriga frågor
Röjadagen
På årsmötet beslutades det att vi inte längre skulle anordna någon röjadag men de som är intresserade kan ändå träffas för att rensa på ön.

Hallöfestivalen
Det kommer att arrangeras en Hallöfestival även under 2017. Den kommer att gå av stapeln den 5 augusti. Jan vill gärna ha in förslag på lokala band som kan spela vid denna festival.

Nästa styrelsemöte är bestämt till den 21 maj kl. 15.00 i Jans gamla hus på Hallö.
Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar mötet.

Jan Olsson, Ordförande

Susanne Håkansson, Sekreterare

Årsmöte Hallö VA Samfällighetsförening lördagen den 30 juli 2016 kl. 16.00

 

§1. Mötet öppnas
Mötet öppnas av Jan Olsson.

§2. Mötes behöriga utlysning
Mötet har utlysts på rätt sätt.

§3. Godkännande av dagordning
Dagordningen godkänns.

§4. Val av ordförande för mötet
Till ordförande för mötet väljs Jan Olsson.

§5. Val av sekreterare för mötet
Till sekreterare för mötet väljs Susanne Håkansson.

§6. Val av två justeringsmän tillika rösträknare
Till justeringsmän tillika rösträknare väljs Ove Martinsson och Jim Brorsson.

§7. Styrelsens verksamhetsberättelse
Verksamhetsberättelsen godkänns.

§8. Ekonomisk rapport från kassören
Den ekonomiska rapporten redovisas av kassör Ulrika Svensson. Kassören går också igenom ”års hjulet” enligt följande:
*Under hösten så ska medlemsavgiften på 500 kr respektive 100 kr betalas in.
*På hösten/vintern (allra senast den 31 december) när man packar ihop för att åka hem så ska vattenmätaren läsas av och fastighetsägaren ska då skicka in sin mätarställning till kassören.
*Under januari/februari får kassören sedan fakturan från kommunen och då fakturerar hon i sin tur oss fastighetsägare som då ska betala denna faktura omgående.
Att alla sköter detta ”års hjul” är väldigt VIKTIGT!

§9. Revisorernas berättelse
Revisionsberättelsen läses upp av revisor Karin Bachstätter som finner att granskningen av Hallö VA Samfällighetsförening är i god ordning, kostnader och intäkter är styrkta. Årsmötet beslutar att godkänna revisionsberättelsen.

§10. Ansvarsfrihet för styrelsen
Styrelsen beviljas ansvarsfrihet för den tiden revisionen omfattar.

§11. Fastställande av årsavgift
Styrelsen föreslår samma årsavgift som förra året d.v.s. 500 kr/fastighet för de som är medlemmar fullt ut och för de som är medlemmar i den gamla vattenföreningen (sommarvattenföreningen) blir medlemsavgift också oförändrad d.v.s. 100 kr/fastighet.

Årsmötet beslutar enligt ovan.

§12. Val av ordförande, ledamöter och suppleanter
Vid förra årsmötet valdes Jan Olsson och Susanne Håkansson på 2 år och sitter således ytterligare ett år till. Till övriga ledamöter väljs omval av Tomas Olsson och Ulrika Svensson på 2 år. Även omval av suppleanterna Ruben Björkman och Lars Clementsson på respektive 1 år.

§13. Val av revisorer
Omval av revisorerna Karin Bachstätter och Sterner Nilsson på respektive 1 år.

§14 Val av valberedning
Omval av Mats Karlsson och Glenn Broberg till valberedningen på respektive 1 år.

§15. Inkomna motioner
Inga inkomna motioner.

§16. Teknisk rapport från tekniska gruppen
Tomas redovisar gruppens arbete och berättar att det har varit lite bekymmer med några backventiler. Vid förra årsmötet beslutades det att det måste ske en årlig tillsyn av pumparna. Det vill säga att pumpen måste rengöras/rensas en gång/år. Ville man ha hjälp med denna rensning så kunde man ta kontakt med Tomas och Sune. Om man gjorde rensningen själv så var man tvungen att ta ett foto som visade att man hade gjort det. Fotot skulle sedan skickas till Tomas. Av de 15 pumpar som finns så är 10 pumpar redovisade men fem saknas. Bilder är tagna på de pumpar som är kontrollerade och flera ser hemska ut. Tomas har gjort en ”10 i topplista” och där den sämsta ligger som 1:a. (se bilaga 1). Enligt Tomas och Sune så behövs det en årlig rengöring av pumpen för att den inte ska sätta igen. Mer än hälften av pumparna var igensatta. Det största problemet för pumparna är fettet. Det är otroligt viktigt att man torkar ur sin stekpanna med papper och häller eventuellt överblivet fett i en kopp och som sedan när det har stelnat kan slängas i soporna. Ett stort problem är fortfarande de fem som inte redovisat sina pumpar och bildbevisen på hur de ser ut. Ordföranden kommer att skriva brev till dessa fem.

Det finns fortfarande två fastigheter som inte är besiktigade eller plomberade och en fastighet som inte har sin installation godkänd.

Anders Svensson ställer frågor om reservpumpen och det diskuteras en del i denna fråga. Anders tycker att om man lånar reservpumpen så ska man bara ha den tillfälligt medan man har sin egen pump på lagning. Enligt tidigare beslut så är det bestämt att då man skickar sin pump på lagning så tar man reservpumpen istället. När sedan den lagade pumpen kommer tillbaka så blir denna reservpump istället.

Vid misskötsel av sin pump så får fastighetsägaren själv stå för denna reparation enligt beslut som årsmötet har tagit tidigare.

§17 Fastställande av arvode till kassören
Årsmötet beslutar att betala ut det årliga arvodet till kassören på 1200 kronor.

§18 Övriga frågor

Hjärtstartare
Det hänger nu en uppdaterad lista, över vilka som har gått HLR-utbildning, i skåpet vid Jan Olssons gamla hus där hjärtstartaren finns. Peter Håkansson har bytt ut elektroderna i hjärtstartaren och satt in nya. Vi måste beställa nya vilket Peter lovar att göra.

Gamla sommarvattenföreningen
Den gamla sommarvattenföreningen, som idag bara har tre fastighetsägare kvar, har tidigare idag haft sitt årsmöte. Här har man nu beslutat om en stadgeändring som innebär att när föreningen upplöses så går deras pengar över till vår förening. Det krävs dock två årsmöten för att denna stadgeändring ska kunna äga rum.

Förtäringen vid nästa årsmöte
Ordförande tackar Sterner och Bachstätter med familjer för att de har ställt upp och fixa förtäringen till årets möte. Ordförande undrar vilken/vilka som kan tänka sig att ställa upp och fixa detta till nästa år. Mia och Stefan Lägnert anmäler sig att göra det.

Röjadagen
På grund av dålig uppslutning under flera år så beslutas det att vi inte längre kommer att anordna någon röjardag i fortsättningen.

Blekingetrafiken
Lars Clementsson informerar om möjligheten att använda sig av Blekingetrafikens tjänster för att ta sig från Matvik till Karlshamn eller tvärt om. Clementsson undrar också vem som har beslutat om att sätta upp en 5 knopskylt på utsidan av Rönneholmen men detta är det ingen som kan svara på.

Soptömning i Matvik
Ordföranden och sekreteraren fick i uppdrag vid förra årsmötet att kontakta kommunen angående fler frekventa tömningar i Matvik. De har under försommaren varit i kontakt med VMAB som under midsommar satte ut en container. Ett stort problem är fortfarande de som sätter stora sopsäckar utanför sopinkasten utan att lägga dom där soporna ska vara.

Övrigt
Tomas berättar att om vi inte bättrar oss med att betala in våra medlemsavgifter, redovisar vår vattenavläsning eller betalar fakturan för det vatten vi har använt så kommer vi inte att få behålla vår kassör. På andra öar så har man bötessummor för de som inte sköter sig men detta vill vi helst slippa.

§19 Avslutning
Till sist så tackar Jan Olsson för visat intresse och så hälsar han Ställverkets All Stars välkomna eftersom de kommer att spela och sjunga medan vi andra tar del av förtäringen. Efter maten så kommer Anders och Ulrika Svensson att hålla i lekar för både stora och små.

Jan Olsson, Ordförande

Susanne Håkansson, Sekreterare

Ove Martinsson, Justeringsman

Jim Brorsson, Justeringsman

Konstituerande styrelsemöte

 

Närvarande: Jan Olsson
Tomas Olsson
Ulrika Svensson
Susanne Håkansson
                      Ruben Björkman
Lars Clementsson

§ 1. Mötesordförande Jan Olsson öppnade mötet och hälsade de närvarande välkomna.

§ 2. Till kassör valdes Ulrika Svensson och till sekreterare valdes Susanne Håkansson.

§ 3. Till firmatecknare valdes Jan Olsson och Ulrika Svensson, var för sig.
Fullmakt för ordförande Jan Olsson och kassör Ulrika Svensson, att var för sig teckna föreningen avseende bank- och postgirokonton samt övriga erforderliga ekonomiska transaktioner.

Vid protokollet

Susanne Håkansson, Sekreterare

Justeras

Jan Olsson, Ordförande

Förmöte med styrelsen och revisorer lördagen den 30 juli 2016 kl. 14.00 hos Susanne på Hallö.

Närvarande: Jan Olsson
Tomas Olsson
Ruben Björkman
Ulrika Svensson
Karin Bachstätter
Sterner Nilsson
Susanne Håkansson

§ 1 Mötets öppnande
Jan Olsson hälsar alla välkomna till dagens förberedande möte inför årsmötet senare idag.

§ 2 Föregående protokoll
Ordförande går igenom föregående protokoll.
Han berättar att den gamla sommarvattenföreningen, som bara har tre fastighetsägare kvar, har tidigare idag haft sitt årsmöte. Här beslutades det om en stadgeändring som innebär att när föreningen upplöses så går deras pengar över till vår förening. Det krävs dock två årsmöten för att denna stadgeändring ska kunna äga rum.

§ 3 Teknisk rapport
Tomas har gjort en lista över antal drifttimmar av pumpen.
Långt ifrån alla har tagit det på allvar med att rengöra sina pumpar. Av de 15 pumpar som finns så är bara 10 redovisade. Det är alltså fem pumpar som inte har redovisat att de har rengjort sina pumpar själva. Vilket är väldigt illa.
Enligt Tomas så ser det ut så här:
* Ej besiktigade eller godkända: 1:42 och 1:14
* Ej kontrollerade: 1:32, 1:25, 1:4, 1:42 och 1:17

Tomas har gjort inköp av vattenmätare och väggfäste.

§ 4 Ekonomi
Kassören redogör över föreningens ekonomi. Vi går även igenom vårt ”års hjul” enligt följande:
*Under hösten så ska medlemsavgiften betalas in.
*På hösten/vintern (allra senast den 31 december) när man packar ihop för att åka hem så ska vattenmätaren läsas av och fastighetsägaren ska då skicka in sin mätarställning till kassören.
*Under januari/februari får kassören sedan fakturan från kommunen och då fakturerar hon i sin tur oss fastighetsägare som då ska betala denna faktura omgående.

Styrelsen kommer att föreslå årsmötet samma årsavgift som förra året d.v.s. 500 kr/fastighet för de som är medlemmar fullt ut och för de som är medlemmar i den gamla vattenföreningen (sommarvattenföreningen) en medlemsavgift som också är oförändrad d.v.s. 100 kr/fastighet.

§ 5 Rapport Sommarvatten
Redovisningen av de prover som togs i våras visar att det var bra vatten som vi hade.

§ 6 Diskussion med revisorerna inför årsmötet
Revisorerna har inget att tillägga utan allt är i sin ordning.

§ 7 Övriga frågor
Röjadagen: Kommer att ställas in pga. dålig uppslutning.

Tomas undrar om vi ska ändra så att man ska logga in för att komma åt vår hemsida. Vi beslutar att alla ska kunna läsa protokollen eller allt som läggs ut på hemsidan. Vi har inget som är hemligt.

Tomas ställer frågan om hur det ser ut med servitut på Hallö? Pumpar ligger på andras marker. Tomas får i uppdrag att undersöka detta och återrapporterar till styrelsen.
Sterner flaggar för att detta är sista året som de tar hand om förtäringen.
Tomas berättar att Ställverket All Stars kommer att spela och sjunga efter årsmötet.
Ulrika berättar att hon och Anders kommer att hålla i lite lekar efter årsmöte och förtäring.
Jan avslutar mötet med att tacka för visat intresse.

Jan Olsson, Ordförande

Susanne Håkansson, Sekreterare

Styrelsemöte söndagen den 19 juni 2016 kl. 09.00

Närvarande: Jan Olsson, Tomas Olsson, Ulrika Svensson, Ruben Björkman, Susanne Håkansson

§ 1 Mötets öppnande

Ordföranden Jan Olsson hälsar alla välkomna till dagens styrelsemöte som hålls på Hallö i Jans ”gamla” hus.

§ 2 Föregående protokoll
Läses igenom.
Styrelsen konstaterar att det måste till en skärpning från fastighetsägarna vad gäller inbetalningar av medlemsavgiften och vattenförbrukningsavgiften.

Det är viktigt att de som byter eller får ny mailadress meddelar denna till kassören och sekreteraren i föreningen.

§ 3 Teknisk rapport från Tomas
Tomas meddelar att han under dagen kommer att gå runt och läsa av mätarna och även titta över hur länge (hur många timmar) respektive pump har gått, se bilaga 1.
Pumparna bör ses över vartannat år. En påminnelse till samtliga fastighetsägare är att de måste se upp med fettet i pumpen! Torka gärna upp överblivet fett med hushållspapper och släng det bland soporna. Fett är det största hotet mot pumpen.

§ 4 Ekonomisk rapport från kassören
På kontot finns idag ca 65 000 kronor.
Kassören har fått lägga mycket onödig tid på att ”jaga” de fastighetsägare som inte har betalt sina avgifter. I dagsläget så har inte Lars Clementsson betalt sin vattenavgift och familjen Gungård har inte betalt in full medlemsavgift. För att vi så få behålla vår kassör så måste det skötas med att alla avgifter betalas in i tid.

§ 5 Rapport från sommarvattenstyrelsen
I den gamla sommarvattenföreningen finns bara tre medlemmar kvar. Ruben har varit i kontakt med Sigurd Björkman som har bokat ett möte med VA-chefen/Christer Martinsson den 22 juni. Det har tagits prover på vattnet ute i skärgården och därför läggs detta möte nu i efterhand för att proverna ska presenteras. Ruben lovar att återkomma i ärendet när han vet mera. Ambitionen är att slå samman den ”gamla vattenföreningen” med den nya.

§ 6 Nya anslutningar och anmälningar till kommunen
Det är inga nya anslutningar på gång under året.

§ 7 Övriga frågor
Soptömning i Matvik
Vid senaste årsmötet så fick styrelsen i uppdrag att skriva ett brev till kommunen för att be om mer frekventa tömningar av soptunnorna i Matvik. Ordföranden och sekreteraren har nu skrivit denna skrivelse och skickat in till Väst Blekinge Miljö AB. Ordförande har fått svar från chefen på Väst Blekinge Miljö AB som har lovat att det ska sätta ut extra sopkärl/containrar vid storhelger så som midsommar.

Röjadagen
Är bestämd att äga rum idag, efter styrelsemötet. Beroende på hur många som dyker upp så kommer styrelsen att ta upp denna fråga på kommande årsmöte i juli.

Hallöfestivalen
Årets Hallöfestival kommer att gå av stapeln den 6 augusti. Ruben framför en önskan om att man låter bli att fyra av raketer vid årets festival eftersom hundarna blir rädda. Jan berättar att Anemon kommer att trafikera sträckan Hallö – Matvik för att köra ut och hem besökande till festivalen.

Planering inför årsmötet den 30 juli 2016
Nästa styrelsemöte blir ett förmöte den 30 juli kl. 14.00 hos Susanne. Här kommer även revisorerna att bjudas in. Årsmötet kommer sedan att hållas samma dag kl. 16.00 på Sterners äng. Jan tillfrågar Sterner om det är okej att vi är på ängen även i år.

Förtäringen efter årsmötet har familjen Sterner Nilsson och Peter Bachstätter lovat att stå för. Eftermiddagen avslutas sedan med lekar som Ulrika och Anders Svensson har lovat att hålla i.

Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar mötet.

 

Jan Olsson, Ordförande
Susanne Håkansson, Sekreterare