Hallö VA Samfällighetsförening

Närvarande: Jan Olsson, Tomas Olsson, Ulrika Svensson och Susanne Håkansson.

§ 1 Mötets öppnande
Jan Olsson hälsade alla välkomna till dagens styrelsemöte som denna dag hölls hemma hos Ulrika i Karlshamn.

§ 2 Föregående protokoll/ Årsmötesprotokoll
Gicks igenom. Det beslutades att det skulle sättas upp en lista, vid hjärtstartaren, med vilka som gick utbildningen i HLR som Matviks Bryggförening anordnade i somras.
Det beslutades också att det arvode som kassören får på 1000 kr/år ska tas upp som en punkt på dagordningen vid kommande årsmöten.
Något som uppskattades vid vårt senaste årsmöte var lekarna som Ulrika och Anders Svensson höll i.

§ 3 Teknisk rapport Tomas
Tomas berättar att allt har fungerat bra så här långt under pågående vinter.

§ 4 Ekonomisk rapport
Kassören har fått in nästan alla avläsningar från oss fastighetsägare vad gäller vattenförbrukningen. Saknas görs fortfarande förbrukningen för fastigheten 1:14. Det är väldigt viktigt att även denna fastighet lämnar in sina förbrukningsuppgifter i tid.

Vi årsskiftet så fanns det 58 142:80 kronor på vårt konto och vi fick en ränta på 59,95 kronor.

Det diskuteras också om det finns någon form av försäkring på vår gemensamma anläggning. Ulrika och Jan får i uppdrag att undersöka detta.

Styrelsen kommer att föreslå en höjning av kommande årsavgift till 500 kronor om föreningen ska äga pumpen i annat fall ingen höjning.

§ 5 Planering inför röjning o städdag på Hallö
Vi kommer som tidigare beslutat att ha vår Hallöröjardag lördagen den 13 juni med start kl. 11.00. Samling vid Jans “gamla” hus och där fördelas sedan arbetet. Respektive fastighet tar med sig de trädgårdsredskap som kan behövas.

Dagen beräknas avslutas kl. 14.00 med gemensam grillning. Var och en tar med sig egen korv och vad man önskar till den.

Styrelsen kommer att ha sitt nästa styrelsemöte samma dag med start kl. 09.00.

§ 6 Nya anslutningar och anmälan till kommunen
Eventuellt så kan det bli tre nya fastigheter som ansluter sig till vårt VA under våren/sommaren 2015. Föreningen kommer i så fall att köpa in dessa pumpar och fastigheterna kommer därefter att debiteras denna kostnad.

§ 7 Övriga frågor
Vår gemensamma vattenmätare stod på 1 261 kbm per den 31/12 2014.

Jan avslutar mötet och vi andra tackar för gott kaffe och god rulltårta.

Jan Olsson, Ordförande                                                                                                                                        Susanne Håkansson, Sekreterare

Årsmöte Hallö VA Samfällighetsförening lördagen den 26 juli 2014 kl 16.00

§1. Mötet öppnas
Mötet öppnas av Jan Olsson och som även tackar Sterner med familj eftersom vi får vara på deras äng och ha årsmötet. Vi inleder mötet med att respektive fastighetsägare får presentera sig.

§2. Mötes behöriga utlysning
Mötet har utlysts på rätt sätt.

§3. Godkännande av dagordning
Dagordningen godkänns med ett tillägg att §7 blir §7a och §7b.

§4. Val av ordförande för mötet
Till ordförande för mötet väljs Jan Olsson.

§5. Val av sekreterare för mötet
Till sekreterare för mötet väljs Susanne Håkansson.

§6. Val av två justeringsmän tillika rösträknare
Till justeringsmän tillika rösträknare väljs Joakim Santesson och Sune Martinsson.

§7a. Styrelsens verksamhetsberättelse
Verksamhetsberättelsen läses upp av ordförande och godkänns.

§7b. Beslut om inköp av en reservpump
För närvarande så finns det en reservpump i förvar hos Lars Clementsson i Matvik. Denna pump är inköpt av Skärgårdsföreningen men Hallö Va Samfällighetsförening är delägare i pumpen.

Styrelsen föreslår att Hallö Va Samfällighetsförening köper in ytterligare en reservpump och i samband med detta så redogör Sterner Nilsson över vad som hände i vintras när en pump gick sönder. Det är en stor fördel om det finns en reservpump på Hallö.

Tomas Olsson påtalar vikten av att samtliga hushåll/fastigheter måste var noggranna med att torka av fett från plåtar m.m. och inte spola ner detta i avloppet vilket kan leda till att pumpar går sönder.

Efter denna redogörelse så beslutar årsmötet att man ska köpa in en reservpump som ska förvaras i Sterners ”grisabod”. Kostnaden för denna pump är 19 594 kronor.

§8. Ekonomisk rapport från kassören
Den ekonomiska rapporten redovisas av kassören Ulrika Svensson. Ny fullvärdig medlem är fastigheten 1:34. Kassören redogör för det års hjul som vi har inom föreningen dvs

– att under höstens så ska alltid medlemsavgiften betalas in

– att respektive fastighetsägare läser av sin vattenmätare innan årsskiftet och redovisar detta till kassören

– att under våren betala fakturan som kommer från kassören för vattnet man förbrukat under det gångna året

§9. Revisorernas berättelse
Revisionsberättelsen läses upp av revisor Karin Bachstätter som finner att granskningen av Hallö VA Samfällighetsförening är i god ordning. Årsmötet beslutar att godkänna revisionsberättelsen.

§10. Ansvarsfrihet för styrelsen
Styrelsen beviljas ansvarsfrihet för den tiden revisionen omfattar.

§11. Fastställande av årsavgift
Styrelsen föreslår samma årsavgift som förra året d.v.s. 200 kr/fastighet för de medlemmar som är fullt anslutna. När det gäller medlemmar i den gamla vattenföreningen/sommarvattenföreningen så föreslås också här samma medlemsavgift som förra året d.v.s 100 kr/fastighet.

Årsmötet beslutar att för de som är anslutna fullt ut ska medlemsavgiften vara 200 kr/fastighet och för de som inte är fullt anslutna så är medlemsavgiften 100 kr/fastighet.

§12. Val av ordförande, ledamöter och suppleanter
Omval av Jan Olsson till ordförande för 1 år. Omval av ledamöterna Ulrika Svensson och Tomas Olsson på respektive 2 år. Omval av ledamot Susanne Håkansson på 1 år. Omval av suppleanterna Ruben Björkman och Lars Clementsson på respektive 1 år.

§13. Val av revisorer
Omval av revisorerna Karin Bachstätter och Sterner Nilsson på respektive 1 år.

§14 Val av valberedning
Omval av Mats Karlsson och Glenn Broberg till valberedningen på respektive 1 år.

§15. Inkomna motioner
Inga inkomna motioner.

§16. Teknisk rapport från tekniska gruppen
Tomas Olsson redogör för vattenfrågan och det fortfarande är 171 kubikmeter vatten som saknas. Enligt beslut vid förra årsmötet så var respektive fastighetsägare skyldig att se till så att man hade sin vattenmätare frostfritt innan vintern 2013/2014.

Det har diskuterats om man som fastighetsägare själv ska äga sin vattenpump eller om föreningen ska äga densamma. Styrelsen föreslog vid förra årsmötet att tillsätta en utredningsgrupp för att se över detta. Gruppen har vägt för- och nackdelar mot varandra och har även hört efter ur man har gjort på andra öar. Utredningsgruppen har bestått av Sune Martinsson, Tomas Olsson och Sterner Nilsson. Gruppens arbete har redovisats på vår hemsida och beslut skulle egentligen tas vid detta årsmöte men frågan bordläggs till nästa årsmöte.

§17 Beslut om föreningen skall utbilda och köpa in en hjärtstartare
En hjärtstartare är inköpt och styrelsen vill att årsmötet fattar beslut på om hjärtstartaren ska ägas av föreningen eller bara av de som är intresserade av att använda den. Samtliga närvarande fastighetsägare vill vara med på hjärtstartaren så årsmötet beslutar att föreningen gemensamt ska äga hjärtstartaren. Hjärtstartaren är placerad på Jan o Marian Olssons gamla röda hus på fastigheten 1:3 på den nordöstra knuten, i ett elskåp, skänkt av Jocke och Mats med familj. Peter Håkansson redogör för den kommande D-HLR-utbildningen (Hjärt-Lungräddning och användare av Hjärtstartare) om ska genomföras den 23 augusti 2014 klockan 11.00-14.00 i Matvik. På denna utbildning har Hallö Va Samfällighetsförening möjlighet att delta med ett antal platser. De som är intresserade av att gå denna utbildning ska skriva upp sig på den lista som cirkulerar runt och efter den 19 augusti så får man besked om man kommit med.

§18 Övriga frågor
Hallöröjardag
I år hade vi vår ”röjadag” på Hallö lördagen den 14 juni. De senaste åren har det varit dålig uppslutning vid dessa dagar och styrelsen ser gärna att flera ställer upp. Nästa ”röjardag” bestäms till lördagen den 13 juni klockan 11.00-14.00, 2015. Skulle det vara så att man inte har möjlighet att delta denna dag så kan man välja att ”röja” en annan dag.

Vid förra årsmötet så genomfördes en röstning om en eventuell Hallöflagga. När rösterna hade räknats så blev det lika mellan två flaggor så styrelsen föreslår därför att diskussionen om en Hallöflagga läggs ner. Årsmötet beslutar att lägga ner frågan om en Hallöflagga.

När det gäller förtäringen vid årets årsmöte så är det våra revisorer som ställer upp och fixar det och de lovar att fixar det även till nästa år. Till sitt förfogande så får de ett maxbelopp på 3 000 kronor. Dryck tar var och en själv med sig.

§ 19 Avslutning
Till sist så tackar Jan Olsson för visat intresse och alla är välkomna att ta del av förtäringen. Efter det att vi har ätit så kommer Ulrika och Anders Svensson att ta hand om lekar och styrelsen hoppas på stort deltagande vilket det också visade sig vara. Lekarna var ett roligt inslag under eftermiddagen/kvällen.

Jan Olsson, Ordförande

Susanne Håkansson, Sekreterare

Joakim Santesson, Justeringsman

Sune Martinsson, Justeringsman

Hallö VA Samfällighetsförening

Protokoll 2014-07-26

Konstituerande styrelsemöte

Närvarande: Jan Olsson, Tomas Olsson, Ulrika Svensson, Susanne Håkansson

§ 1. Mötesordförande Jan Olsson öppnade mötet och hälsade de närvarande välkomna.

§ 2. Till kassör valdes Ulrika Svensson och till sekreterare valdes Susanne Håkansson.

§ 3. Till firmatecknare valdes Jan Olsson och Ulrika Svensson, var för sig.
Fullmakt för ordförande Jan Olsson och kassör Ulrika Svensson, att var för sig teckna föreningen avseende bank- och postgirokonton samt övriga erforderliga ekonomiska transaktioner.

Vid protokollet, Susanne Håkansson, Sekreterare

Justeras, Jan Olsson, Ordförande

Förmöte med styrelsen och revisorer lördagen den 26 juli 2014 kl 14.00 hos Jan Olsson på Hallö.

Närvarande: Jan Olsson, Tomas Olsson, Ruben Björkman, Ulrika Svensson, Karin Bachstätter, Sterner Nilsson, Susanne Håkansson

§ 1 Mötets öppnande
Jan Olsson hälsar alla välkomna till dagens förberedande möte inför årsmötet senare idag.

§ 2 Föregående protokoll
Föregående protokoll gå vi igenom. Enligt beslut vid förra årsmötet så var respektive fastighetsägare skyldig att se till så att man hade sin vattenmätare frostfritt innan vintern 2013/2014.

§ 3 Rapport från Tomas
Tomas informerar att han har en vattenmätare till att plombera men sedan är allt klart.

§ 4 Ekonomisk rapport
Ulrika redogör för vår ekonomi i föreningen som är god. Ulrika informerar också om det årshjul som vi har inom föreningen dvs
– att under hösten så ska alltid medlemsavgiften betalas in
– att respektive fastighetsägare ska läsa av sin vattenmätare innan årsskiftet och redovisar detta till kassören
– att under våren betala fakturan som kommer från kassören för vattnet man förbrukat under det gångna året

§ 5 Diskussion med revisorerna inför årsmötet
Revisorerna berömmer kassörens arbete eftersom här råder god ordning och reda på alla handlingar.

§ 6 Nya anslutningar och anmälan till kommunen
Familjerna Joakim Santesson och Mats Eriksson som är ägare till fastigheten 1:34 är numera fullvärdiga medlemmar.

§ 7 Övriga frågor
Karin Bachstätter redogjorde över frågor som kommit upp på dagordningen då den gamla  vattenföreningen hade årsmöte tidigare idag.

Styrelsen kommer att föreslå årsmötet att man lägger ner frågan om en egen Hallöflagga.

I år hade vi vår ”röjadag” på Hallö lördagen den 14 juni. De senaste åren har det varit dålig uppslutning vid dessa dagar och styrelsen ser gärna att flera ställer upp. Styrelsen kommer att föreslå årsmötet att nästa ”röjadag” förläggs till lördagen den 13 juni klockan 11-14.00, 2015. Vi skulle även kunna lägga en påminnelse, när det börjar närma sig, om denna dag till de som har uppgett sina mailadresser.

Skulle det vara så att man inte har möjlighet att delta denna ”röjadag” så kan man välja att ”röja” en annan dag.

Styrelsen kommer att föreslå årsmötet att föreningen köper in en hjärtstartare. I samband med detta inköp så kommer Länsförsäkringar att sponsra med en utbildning i D-HLR i Matvik den 23 augusti 2014.

Styrelsen kommer att föreslå årsmötet att man även nästa år kommer att bjuda på en lättare förtäring och som revisorerna kommer att hjälpa till att anordna. Till sitt förfogande kommer de att få ett maxbelopp på 3000 kronor. Dryck får var och en ta med sig själva.

Jan avslutar mötet med att tacka för visat intresse och vi övriga tackar för gott fika.

Ordförande, Jan Olsson                                                                                                   Sekreterare, Susanne Håkansson

Extra styrelsemöte den 12 juli 2014, kl. 12.00.

Närvarande: Jan Olsson, Tomas Olsson, Lars Clementsson, Ulrika Svensson och Susanne Håkansson.

§ 1 Mötets öppnande
Jan Olsson hälsade alla välkomna till dagens extrainsatta styrelsemöte som hölls i Susannes båt på Hallö.

§ 2 Föregående protokoll
Inget att rapportera.

§ 3 Diskussion angående vattenavläsningen och den differens som finns
Tomas har varit runt på ön och plomberat samtliga vattenmätare samt dokumenterat dessa och deras förvaringsplatser genom att ta kort på dom. Dessa bilder finns inscannade och bifogas med detta protokoll. Av de 221 kubikmeter vatten som saknades har man hittat 50 kubikmeter (som berodde på en felavläsning) men de resterande 171 kubikmeter saknas fortfarande.

§ 4 Övriga frågor
Matviks Bryggförening kommer att hålla ett möte på tisdag den 15 juli kl. 18.00 där man kommer att diskutera parkeringsfrågan i Matvik. Till detta möte är även Hallö VA Samfällighetsförening inbjuden och Jan kommer att delta vid detta möte.
Vi ovanstående möte kommer det också att planeras inför den kommande DHLR-utbildning som ska anordnas den 23 augusti i Matviks hamn.

När det gäller kallelse, dagordning och verksamhetsberättelse inför kommande årsmöte så är detta utskickat via mail, anslaget på Jans bod vid postbryggan, utlagt på hemsidan samt hemskickat till de som önskat det.

§ 5 Mötet avslutades
Styrelsen tackade Susanne för kaffe och kakor.

Ordförande, Jan Olsson

Sekreterare, Susanne Håkansson

Bilaga, vattenavläsning:

Hallö Va Samfällighetsförening

Styrelsemöte den 14 juni 2014, kl. 09.00.

Närvarande: Jan Olsson, Ulrika Svensson, Tomas Olsson och Susanne Håkansson.

§ 1 Mötets öppnande
Jan Olsson hälsade alla välkomna till dagens styrelsemöte som hölls i Jan Olssons hus på Hallö.

§ 2 Föregående protokoll
Gicks igenom.

§ 3 Rapport Tomas
Tomas informerade att allt material och utrustning som han behöver när han ska gå runt på Hallö och plombera vattenmätarna är inköpt. Tomas kommer nu att gå runt på ön för att fotografera och plombera samtliga vattenmätare. Detta arbete ska vara klart till årsmötet i juli. Det är fortfarande oklart var de 221 kubikmeter vatten som saknas finns.
Styrelsen kommer att ha ett extra styrelsemöte hos Susanne (på Hallö) lördagen den 12 juli för att gå igenom vattenavläsningarna och sammanställa dessa. När det gäller skötselråd till pumpen och sprängskiss så kommer detta att kopieras upp och lämnas till kassör och sekreterare.

§ 4 Ekonomisk rapport
Vår kassör redogjorde för vår ekonomi och i kassan finns 80 535 kronor. Kassören påtalar vikten av att samtliga fastighetsägare betalar in sina avgifter i tid. Enligt den rutin vi har idag så ska alltid årsavgiften betalas in under hösten och vad gäller avgiften för vattenförbrukningen så betalas den in under våren. Kassören skickar alltid ut ett mail om detta när det är dags. Styrelsen kommer att föreslå årsmötet en fortsatt medlemsavgift på 200 kronor/fastighet för de som är anslutna fullt ut. För de som inte är anslutna fullt ut så kommer styrelsen att föreslå en medlemsavgift på 100 kronor/fastighet.

§ 5 Nya anslutningar och anmälan till kommunen
Vi har inga nya anslutningar att redovisa.

§ 6 Hemsidan
Fungerar som den ska.

§ 7 Rensning av Hallöleden och utbildning
Vi kommer att ha vår årliga ”Hallöröjardag” idag efter styrelsemötet. Då kommer vi att röja Hallöleden samt märka upp den med vit färg. När detta är klart så avslutar vi med en gemensam grillning på Jan Olssons äng. Den planerade HLR-utbildning som skulle hållas under eftermiddagen är flyttad till den 23 augusti. Då kommer Hallö Va tillsammans med Matviksbryggförening att han en gemensam utbildning iDHLR. Denna utbildning kommer att hållas i Matviks hamn med representanter från Techmedico. Tid för utbildningen meddelas senare. Styrelsen beslutade att köpa in en hjärtstartare för att sedan ta beslut på årsmötet om den skall bekostas av samfälligheten eller om den skall bekostas av de som är intresserade.

§ 8 Förberedelser inför årsmötet
Ulrika tar kontakt med revisorerna. Jan undersöker plats för årsmötet det vill säga om vi kan vara nere på ängen hos Sterner. Jan får i uppdrag att skriva verksamhetsberättelsen. Jan kommer även att påminna revisorerna om att det är dom som är ansvariga för förtäringen vid årets årsmöte och att de har 3000 kronor till sitt förfogade. Dryck får var och en ta med sig själv. Susanne får i uppdrag att ta fram en kallelse till årsmötet som sedan ska skickas ut via mail, läggas ut på hemsidan samt anslås på Jans sjöbod nere vid postbryggan. När det gäller röstningen av Hallöflaggan som genomfördes vid förra årsmötet så kommer denna röstning att redovisas vid kommande årsmöte. Styrelsen kommer att förslå årsmötet att man lägger ner ärendet. Nästa styrelsemöte äger rum den 12 juli 2014 klockan 09.00 hos Susanne på Hallö.

§ 9 Övriga frågor
Jan informerade om att från och med den 19 juni kör Anemon ut post till Hallö. Vill man ha sin post utkörd till ön så går man in på Skärgårdsföreningens hemsida och anmäler detta. Posten levererassedan i den postlåda som finns längst ute på postbryggan.

§ 10 Mötet avslutades
Styrelsen tackade Jan för gott kaffe.

Jan Olsson, Ordförande

Susanne Håkansson, Sekreterare